Jak rekrutować handlowców

Dyrektor handlowy jest całkowicie uzależniony od wyników pracy swoich ludzi. Sam przecież nie sprzedaje, a rozliczają go z wielkości sprzedaży. Dlatego zwykle osobiście tworzy swój zespół i prowadzi rekrutacje. Nie zawsze jednak ma wiedzę, jak rekrutować.

Typowa sytuacja w wielu firmach: rekrutację handlowców prowadzi nie dział personalny, lecz szef sprzedaży. Nie chce tego powierzyć komórce rekrutacji, bo uważa że sam lepiej rozpozna dobrych kandydatów na sprzedawców. Z naszych obserwacji wynika, że takie podejście ma sens, ale pod jednym warunkiem. Należy nauczyć dyrektora handlowego procesu rekrutacji. Bo nawet najlepsza intuicja i wyczucie nie wystarczą, jeśli nie podeprzemy ich fachową wiedzą i narzędziami. Proces rekrutacji handlowców nie zaczyna się w biurze firmy lub kawiarni, podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Zanim do niej dojdzie, trzeba określić profil przyszłego pracownika, zdecydować jak poszukiwać kandydatów i których z nich zaprosić na spotkania. Szef sprzedaży musi wiedzieć, kogo chce zatrudnić i czego dokładnie oczekuje od handlowca, którego potrzebuje. W zależności od sytuacji, może to być absolwent, który jeszcze nigdzie nie pracował albo bardzo doświadczony sprzedawca.

Najczęściej poszukiwane umiejętności handlowca

Najczęściej poszukiwane są umiejętności nawiązywania kontaktu, budowania relacji z klientem, zdolności analityczne czy predyspozycje do współdziałania w zespole. Wielu przełożonych zwraca uwagę na samodyscyplinę, uczciwość i operatywność przyszłych sprzedawców. Jeden z nas zawsze preferował kandydatów, którzy część wakacji poświęcali na pracę zarobkową zamiast na wylegiwanie się na plaży. Miał nadzieję, że w takich pracownikach odnajdzie więcej rzetelności i dojrzałości. Często, ale nie zawsze, ważne jest wykształcenie kandydata lub posiadanie specjalistycznej wiedzy. W cenę są też szkolenia sprzedaży odbyte w renomowanych firmach. Niekiedy niezbędna jest znajomość konkretnego obcego języka, ale zwykle stawianie tego wymagania jest pozbawione podstaw i tylko ogranicza liczbę dobrych aplikacji. Biegły angielski, świadomość problemów w komunikacji międzykulturowej – to będzie potrzebne niewielkiemu odsetkowi sprzedawców. Podobnie z prezencją i wyglądem – musi być estetyczny i schludny, ale nie przesadzajmy z poszukiwaniem modeli. Ujmująca postawa sprzedaje lepiej niż piękna twarz. Bywa, że przyszli sprzedawcy muszą spełniać szczególne wymagania. Powinni mieć specjalistyczne doświadczenie (jeśli promują np. wysoce skomplikowany wyrób), dobrze jeździć samochodem i być gotowi na długie pobyty poza domem. W zależności od specyfiki pracy, mogą to być kilkudniowe wyjazdy powtarzające się w każdym tygodniu, albo długie okresy rozłąki z bliskimi. Podczas rekrutacji należy sprawdzić, czy kandydaci są świadomi tych uwarunkowań i czy je rzeczywiście akceptują. Niektórzy jedynie deklarują zgodę, chcąc wywrzeć dobre wrażenie.

Promocja rekrutacji

Kiedy szef sprzedaży ma już obraz idealnego kandydata, powinien się zastanowić, w jaki sposób do niego dotrze. Możliwości jest kilka, najczęstsze to ogłoszenia w gazecie lub internecie. Trzeba jednak pamiętać, że publikacja oferty jest zawsze informacją dla konkurencji. Bywają okoliczności, kiedy wolimy tego uniknąć. Lepiej wtedy poszukiwać przyszłych pracowników innymi metodami. Można zrobić to poprzez prywatne kontakty szefa sprzedaży lub jego handlowców. To najlepszy sposób, jeśli organizacji zależy na szybkim zatrudnieniu doświadczonych sprzedawców lub na podkupieniu ich z konkurencyjnej firmy. Jedna z największych na świecie firm farmaceutycznych zaprasza na rozmowy tylko te osoby, które zostały polecone przez jej własnych pracowników. Jeżeli kandydat zostanie zatrudniony i się sprawdzi, osoba polecająca otrzymuje premię. Takie rozwiązanie powoduje, że pracownicy sugerują zatrudnienie tylko tych znajomych, których naprawdę uważają za odpowiednich. Dzięki temu rozwiązaniu firma zyskuje nowych przedstawicieli farmaceutycznych o wysokich kwalifikacjach lub dużym potencjale, nie publikując jakichkolwiek ogłoszeń. Wielu szefów sprzedaży woli zatrudnić ludzi bez doświadczenia, 'nie skażonych pracą i manierami z innych firm’. Są oni zwykle bardziej elastyczni i przełożony może ich ukształtować zgodnie ze swoimi zamierzeniami. W tej sytuacji lepszym i tańszym od ogłoszenia rozwiązaniem jest poszukiwanie kandydatów pośród absolwentów. Na tablicach informacyjnych wielu uczelni można zobaczyć anonse zapraszające do skontaktowania się z potencjalnymi pracodawcami.

Zachęcić kandydata

Następnym krokiem jest stworzenie zachęcającego ogłoszenia. Zainteresowanie najlepszych handlowców jest trudne. Warto więc, by anons był redagowany wspólnie przez szefa sprzedaży i specjalistę od rekrutacji. Większość ofert jest napisanych standardowo. Ciekawe, że szefowie oczekujący na niesztampowe zgłoszenia zamieszczają sztampowe ogłoszenia. Niemal zawsze można przeczytać o młodym, dynamicznym zespole, szkoleniach biznesowych i możliwościach rozwoju zawodowego i wynagrodzeniu zależnym od wyników oraz pakiecie świadczeń dodatkowych. Te sformułowania są tak wszechobecne, że nikt nie zwraca już na nie uwagi. Lepiej wymyślić coś innego – co pozytywnie wyróżnia nas na rynku pracy – niż powielać schematy.

Selekcja aplikacji

Szef sprzedaży nie jest w stanie spotkać się ze wszystkimi, którzy odpowiedzieli na ogłoszenie. Musi więc rozpocząć aplikacji. Niezłą metodą jest prowadzenie jednocześnie selekcji negatywnej i pozytywnej. Przysłane zgłoszenia warto dzielić na trzy grupy; te, które zupełnie nie pasują do stworzonego profilu kandydata, te, którym trzeba się uważniej przyjrzeć oraz wyjątkowo ciekawe, nietypowe i obiecujące. Wszyscy, którzy kierują zespołami handlowymi wiedzą, że sprzedawca powinien wyróżniać się spośród rzeszy konkurentów. Dzięki temu będzie lepiej zapamiętany przez klientów. Każdy menedżer sprzedaży zwraca więc uwagę na nietypowe zgłoszenia kandydatów do pracy. Są listy, które nawet bez czytania trafiają do grupy tych najbardziej absorbujących uwagę i dają autorowi przepustkę na rozmowę kwalifikacyjną. W naszej pamięci utkwiło kilka z nich. Zatrudniliśmy handlowca, który przysłał swój życiorys bez wymaganego w ofercie zdjęcia. Zamiast niego umieścił swój autoportret narysowany piórkiem. Pamiętamy za to zdjęcie innego kandydata – było to właściwie zdjęcie jego całej roześmianej rodziny płynącej jachtem. Za sterem siedział dumnie ojciec, który ubiegał się o pracę. Zaprosiliśmy na spotkanie także autora najkrótszego listu motywacyjnego, zajmującego tylko jeden wiersz: 'Jestem świetnym handlowcem, przekonam o tym Państwa podczas rozmowy kwalifikacyjnej’. Pośród życiorysów wymagających większej uwagi kilka czynników decyduje o zaproszeniu lub odrzuceniu aplikanta. Ważna jest logika i forma pisma – jeżeli jej brak, można obawiać się o jakość pracy przyszłego handlowca. Przecież CV to też oferta sprzedaży – tyle że kandydat sprzedaje swoje 40 godzin pracy tygodniowo. Jeśli nie potrafi zadbać o treść i formę własnego zgłoszenia do pracy, nie zadba także o wygląd oferty, którą przygotuje dla kontrahenta.

Zaproszenie na spotkanie

Po wybraniu osób, które wezmą udział w rozmowach kwalifikacyjnych, należy telefonicznie zaprosić je na spotkania. Szef sprzedaży może zlecić to zadanie asystentce. Straci jednak okazję do poczynienia wielu obserwacji, które mógłby robić w czasie rozmowy telefonicznej. Można zorientować się, w jaki sposób potencjalny handlowiec odbiera telefon (ważne w rozmowach z klientami), jak się przedstawia (pierwsze wrażenie w sprzedaży), czy pamięta nazwę firmy ( a więc pośrednio, czy wysyła dużo ofert czy też kieruje je do wybranych pracodawców). Przyszły zwierzchnik powinien wręcz zastanowić się, co będzie oceniał podczas rozmów telefonicznych, które są zaproszeniem na spotkanie. Taki telefon jest też szansą do sprawdzenia dyspozycyjności kandydata. Wystarczy wyznaczyć krótki termin spotkania lub ściśle określoną godzinę i obserwować reakcję rozmówcy. Jeżeli aktualnie nie pracuje, powinien dostosować się do wyznaczonego terminu, chyba, że ma wyjątkowo ważne wytłumaczenie. Jeżeli zaproszony kandydat pracuje, szef sprzedaży musi to zrozumieć i wykazać się dużą elastycznością podczas ustalania dat i godzin kolejnych spotkań.

Rozmowa kwalifikacyjna

Sama rozmowa przebiega z reguły w kilku etapach, z których każdy powinien mieć jasno określony cel. Dobrze, jeżeli podczas drugiego spotkania z kandydatami prowadzi je nowa osoba, a przyszły zwierzchnik jedynie się przygląda. Ma wówczas szansę zobaczyć więcej niż podczas pierwszego spotkania, kiedy był zaabsorbowany jego prowadzeniem. Na kolejnych etapach dobrze jest zaprosić do pomocy specjalistę z działu rekrutacji i swoich własnych przełożonych. Przed spotkaniem z kandydatem szef musi dobrze zastanowić się, o co chce się zapytać. Warto przygotować sobie formularz do notowania. Powinien zawierać te wszystkie tematy, o które przełożony chce się dowiedzieć w przypadku każdej zaproszonej osoby. Dzięki temu prowadzącemu nie umknie żadna ważna kwestia, co czasami zdarza się, jeżeli prowadzi się kilka podobnych spotkań jedno po drugim. Trzeba tak umówić kolejne osoby, żeby po każdej rozmowie kwalifikacyjnej szef sprzedaży miał chwile czasu na zastanowienie się i spokojne zanotowanie swoich obserwacji. Wtedy też może odpowiedzieć sobie, czy przystanie na warunki stawiane przez dobrego kandydata, czy go na to stać. To postępowanie identyczne, jak w przypadku spotkań z klientami – trzeba podsumować i zanotować wnioski z pierwszego, zanim rozpocznie się drugie. Z naszych obserwacji wynika jednak, że niektórym szefom sprzedaży problem stwarza nie tyle treść pytań, co ich forma. Brak im umiejętności prowadzenia ustrukturyzowanych wywiadów – rozmowy bardziej przypominaj scenkę ze szkolenia z negocjacji niż pozyskiwanie wiedzy o kandydacie. Czasem menedżerowie sprzedaży stawiają pytania w niewłaściwy sposób. Np. jeden z naszych znajomych zadawał głównie pytania sugerujące, zamiast otwartych czy alternatywnych. W efekcie słyszał nie to, co miał na myśli kandydat, lecz to co sam zasugerował. Inny szef nie wiedział, że powinien pytać nie tylko o plany kandydata, ale też prosić o konkretne przykłady zachowań z przeszłości. W efekcie dowiadywał się jedynie, jakimi kandydaci chcieliby być – a nie jakimi są. Tego typu błędy (jest ich bardzo wiele) wynikają zwykle z nieznajomości zasad prowadzenia dobrego interview – bo przecież szefów sprzedaży zwykle się tego nie uczy. Stąd tak ważna obecność na spotkaniu specjalisty ds. rekrutacji.

Wdrożenie pracownika

Proces rekrutacji nie kończy się z chwilą, kiedy szef sprzedaży podejmuje decyzję, kogo zatrudni i dołączy do swojego zespołu handlowego. Musi jeszcze opracować plan wdrożenia nowego sprzedawcy do pracy i zastanowić się, w jaki sposób pomoże mu stać się pełnoprawnym członkiem grupy. Dopiero wtedy zakończył rekrutacje i może zastanawiać się, jak zapewnić właściwy rozwój podwładnego.