Szkolenie dla handlowców – case study

Naszym Klientem jest jeden z największych dostawców usług finansowych na polskim rynku – firma działająca od wielu lat z bardzo dobrze rozpoznawalną marką. Jest to przedsiębiorstwo posiadające własną sieć sprzedaży w całym kraju, oferujące swoje usługi dla sektora małych, średnich i dużych przedsiębiorstw oraz dla klientów indywidualnych. Sieć Klienta charakteryzuje się dużą liczbą handlowców pracujących na terenie całej Polski.

Zakres szkolenia

Klient, realizując swoją strategię, podjął decyzje o wprowadzeniu nowego systemu motywowania zespołów sprzedażowych. Ideą systemu było przeniesienie jego głównych akcentów na zwiększenie sprzedaży z jednoczesną rezygnacją z zysku na wybranych transakcjach. Nowy system został opracowany w najdrobniejszych szczegółach i spełniał wszystkie wymagania od strony technicznej. Dużym wyzwaniem było samo wdrożenie systemu, ponieważ obejmował on, w swojej podstawowej części, wynagrodzenia handlowców. W firmie pojawiły się, i zaczęły rozpowszechniać, nieprawdziwe informacje o tym, że jego wprowadzenie będzie niekorzystne dla handlowców. Ideą systemu było zwrócenie uwagi na zyskowność transakcji a nie obniżenia premii handlowców.

Zadnie postawione przed Training Partners polegało na tym aby w sposób jak najbardziej praktyczny zaprezentować handlowcom nowy system premiowania, przekonać ich do jego zalet i ewentualnie zebrać informację zwrotną mogącą jeszcze nieco ulepszyć system.

Cele projektu szkoleniowego

Cele całej współpracy można pogrupować na trzy kategorie:

1. Wsparcie metodyczne w trakcie szkolenia, podczas którego kierownictwo firmy przekazywało podstawową ideę systemu – był to swego rodzaju wstęp do dalszych działań.
2. Przeszkolenie Dyrektorów oddziałów, którego celem było zrozumienie jak działa system motywacyjny ze szczególnym nastawieniem na mechanizmy finansowe funkcjonowania oddziału. Szkolenie oparte było na grze symulacyjnej Finance Simulation – dostosowanej do potrzeb Klienta i uzupełnione dodatkowo wiedzą z zakresu motywacji i motywowania oraz zarządzania przez cele.
3. Przeszkolenie Handlowców. Handlowcy mieli zrozumieć mechanizmy wpływające na zyskowność sprzedaży a szczególnie na rolę zarządzania elementami przychodowymi. Szkolenie oparte było na zaprojektowanej do tego celu grze symulacyjnej – odzwierciedlającej w bezpośredni sposób założenia nowego systemu motywacyjnego.

Liczba dni szkoleniowych

W całym projekcie zrealizowano 39 dni szkoleniowych po 8 h każdy. Szkolenia realizowane była dla trzech różnych grup docelowych. W 33 dniach szkoleniowych wykorzystane były nasze symulacyjne gry biznesowe, przy czym w 30 z nich była to symulacja biznesowa stworzona na zamówienie Klienta i dokładnie odzwierciedlająca jego potrzeby.

Przebieg projektu szkoleniowego

Projekt rozpoczął się od spotkań z pracownikami HR, z którymi został przeprowadzony wywiad dotyczący potrzeb i oczekiwań szkoleniowych.

Na podstawie pozyskanych informacji, oszacowaliśmy czy będziemy mogli wykorzystać już istniejące gry symulacyjne czy należy zaprojektować je od nowa. Ostatecznie ustaliliśmy, że jedną z gier będzie istniejąca już Finance Simulation – wykorzystana w procesie edukacyjnym dla dyrektorów oddziałów. Natomiast dla handlowców zaprojektujemy inną grę oddającą w pełni mechanizmy nowego systemu motywacyjnego. Dużym wyzwaniem dla trenerów i konsultantów Training Partners, był czas realizacji projektu. Od momentu pierwszego kontaktu z Klientem do zamknięcia projektu tzn. do zrealizowania wszystkich szkoleń mieliśmy nieco ponad 3 miesiące. W tym czasie, poza wszystkimi formalnymi działaniami, musieliśmy poznać ideę i mechanizmy wdrażanego systemu motywacyjnego, zaprojektować i wykonać grę symulacyjną, no i oczywiście zrealizować 39 dni szkoleniowych na terenie całego kraju.

Najważniejsze okazało się dobre poznanie potrzeb Klienta. Poświęciliśmy na ten proces 8 kilkugodzinnych spotkań z działem HR-u Klienta. Dla dobrego zrozumienia potrzeb, musieliśmy poznać w szczegółach nowy system motywacyjny, który był dość skomplikowany i wieloparametrowy.

Po wykonaniu wyżej wymienionych prac zaczęliśmy równoległe działania:

• projektowanie i tworzenie dedykowanej symulacji biznesowej,
• spotkania kierownictwa firmy z szefami oddziałów i handlowcami, na których przekazana była idea nowego systemu – konsultanci Training Partners byli moderatorami tych spotkań.

Następnym krokiem były szkolenia z kadrą menedżerską oddziałów handlowych spółki. Szkolenia miały charakter hybrydowy tzn. w trakcie 1 dnia uczestnicy rozgrywali grę symulacyjną Finance Simulation, jako narzędzie obrazujące jak system motywacyjny wpisuje się w finansową sferę funkcjonowania oddziału. W drugim dniu było to szkolenia warsztatowe dotyczące motywowania i zarządzania przez cele. W tym czasie powstała dedykowana gra symulacyjna i została zatwierdzona przez Klienta. Rozpoczęliśmy realizację cyklu szkleń dla handlowców na terenie całej polski. Szkolenia dla handlowców realizowane z wykorzystaniem gry symulacyjnej miały bardzo dynamiczny charakter. Uczestnicy szybko angażowali się w rozgrywkę i starali się odnieść zwycięstwo. Mechanizm edukacyjny polegał na tym, że algorytm postępowania w grze biznesowej, dający największe szanse na zwycięstwo, był analogiczny do rzeczywistego algorytmu wdrażanego przez Klienta. Poza tym gra była wymierzona w realnym pieniądzu, co dawało bardzo bezpośrednie przeniesienie na rzeczywisty, wdrażany mechanizm motywacyjny. Innymi słowy zwracając uwagę na parametry marży ze sprzedaży i wolumenu sprzedaży zyskiwało się najwięcej, a na takim efekcie zależało Klientowi. Warto zwrócić uwagę na następujący fakt, że handlowcy bardzo często rozpoczynali szkolenia z negatywnym nastawieniem do nowego systemu motywacyjnego. Był to naturalny efekt nieformalnych i nieprawdziwych informacji, rozprzestrzeniających się po firmie. Mówili wprost: „to nie może zadziałać”. Po szkoleniach większość zrozumiała, że mechanizm jest realny i możliwy do zastosowania. Niektórzy handlowcy na pewno potrzebowali trochę więcej czasu na akceptacje nowego sytemu. Z pewnością nawet sceptycy doświadczyli w praktyce jak system będzie funkcjonował po jego wprowadzeniu.

Największe wyzwania i trudności w projekcie

Największe wyzwania w tym projekcie to:

• przekonanie Klienta do zastosowania nowatorskiego narzędzia (gry symulacyjnej) jako wsparcia, wdrożenia nowego systemu motywacyjnego;
• bezbłędne zrozumienie przez konsultantów Training Partners, zasad wdrażanego systemu motywacyjnego, aby możliwe było dobre jego odzwierciedlenie w grze;
• działanie pod presją czasu – projektowanie gry zazwyczaj zajmuje od 1 do 3 miesięcy. My mieliśmy ok 6 tygodni na projektowanie i bezpośrednio po stworzeniu symulacji biznesowej wkraczaliśmy z narzędziem do Klienta – nie było czasu na zbyt długi okres testów;
• przełamanie naturalnej bariery pracowników, jaką jest opór przed zmianą.