Wyjazd integracyjny – case study

Naszym Klientem jest centrum rozliczeń dużej firmy produkcyjnej. Jest to firma działająca w Polsce od wielu lat, z dobrze rozpoznawalną marką. Posiada kilka zakładów produkcyjnych w Polsce.

Zakres projektu

Firma poszukiwała partnera do zrealizowania ważnego eventu integracyjnego dla swoich pracowników – event miał uświetnić 5lecie założenia centrum. Planowana Liczba uczestników – około 180 osób. Uczestnikami mieli być pracownicy administracyjni, głównie księgowi, ludzie młodzi obu płci wraz z osobami towarzyszącymi. Event miał odbyć się w godzinach popołudniowych po pracy, więc istotne było miejsce spotkania zapewniające szybki dojazd wszystkim zaproszonym.

Cele projektu

Celem eventu było wspólne świętowanie 5-lecia centrum. Firma chciała w ten sposób podziękować swoim pracownikom za dotychczasową pracę. Założeniem było biesiadowanie i wspólna zabawa.

Zajęcia miały zapewnić uczestnikom sporą dawkę zabawy i trochę ruchu na świeżym powietrzu. Istotnym elementem miała być również odpowiednia oprawa imprezy – miejsce i poczęstunek godne takiego jubileuszu…

Realizacja projektu

Projekt rozpoczął się od przygotowania kilku propozycji zajęć dla uczestników, które miały spełniać oczekiwane warunki. Wybór padł na Olimpiadę Śmiechu. Program zajęć oparty był na sportowych grach zespołowych. Uczestnicy mieli działać w podziale na małe zespoły – drużyny, które rywalizują ze sobą w różnych konkurencjach. Gry zostały tak dobrane, aby zróżnicować je pod względem aktywności fizycznej. Kluczowe było również opracowanie alternatywy na wypadek deszczu. Kiedy kwestie wyboru programu zostały już dokonane kolejnym czynnikiem decydującym o powodzeniu projektu było znalezienie odpowiedniego miejsca. Nie było to łatwe zadania biorąc pod uwagę wymagania z którymi musieliśmy się zmierzyć: ograniczony budżet, bliska odległość od dwóch siedzib firmy, odpowiednie zaplecze gastronomiczne zapewniające biesiadę grillową dla 180 osób, duży plener do zrealizowania zajęć sportowych oraz zadaszone sale umożliwiające zrealizowanie programu zajęć jak i biesiady w przypadku złej pogody.

Cały zespół był zaangażowany w poszukiwania odpowiedniego miejsca i zaspokojenie oczekiwań Klienta – to zawsze jest nie lada wyzwanie!

Po burzliwych dyskusjach i wykonaniu niezliczonej ilości telefonów – znaleźliśmy wymarzone miejsce – nawet na dostojny tort urodzinowy! Pozostało teraz czekać na akceptację naszej wizji przez Klienta. Wybór okazał się strzałem w dziesiątkę, mogliśmy więc przystąpić do planowania przebiegu całego eventu. W trwającym jedynie pół dnia wydarzeniu występowało wiele zmiennych mocno wpływających na przebieg wydarzenia. Dwie z nich niepokoiły nas najbardziej: pogoda oraz ostateczna liczba uczestników. Na każdy możliwy wariant zostały przygotowane alternatywne rozwiązania. Pomimo krótkiego czasu na przygotowanie, przystępowaliśmy do projektu z dobrze zaplanowanymi działaniami uwzględniającymi różne warianty przebiegu eventu. W efekcie końcowym całe urodzinowe przyjęcie przebiegło zgodnie z planem, pogoda dopisała, uczestnicy bawili się doskonale, restauracja spisała się świetnie, jedynie czasu było za mało, bo zabawa mogła by trwać pewnie do białego rana.

Największe wyzwania i trudności w projekcie:

• znalezienie miejsca na event spełniającego wiele kryteriów
• krótki czas na przygotowanie do realizacji wydarzenia
• konieczność planowania zajęć z nie znając ostatecznej liczby uczestników