10 zasad zarządzania zmianą

Zarządzanie zmianą nie jest trudne, jeśli będziemy przestrzegać 10 prostych zasad – dowodzą John Jones, DeAnne Aguirre i Matthew Calderone z firmy doradczej Booz Allen Hamilton. Zasady te zaprezentowali na łamach magazynu „Strategy+business”.

Opowieść o dobrych czasach dla zarządów firm można by rozpocząć: dawno, dawno temu menedżerowie w dużych i średnich przedsiębiorstwach mieli przed sobą prosty cel. Ich zadanie polegało na utrzymaniu stabilności firmy przez dłuższy czas. Akcjonariusze nie oczekiwali niczego innego, jak stopniowego wzrostu swoich dochodów, a zadaniem kierownictwa firmy było im to zapewnić. Działając na w miarę stabilnym i przewidywalnym rynku, menedżerowie bez trudu radzili sobie z osiąganiem celów, nieco tylko modyfikując z roku na rok strategie swoich korporacji. Ceny pozostawały na tym samym poziomie, ludzie pracowali długie lata w jednym przedsiębiorstwie – z dzisiejszej perspektywy było naprawdę wspaniale. Obecnie – jak twierdzą niektórzy – jedyną stalą rzeczą w biznesie jest zmiana. Uwaga zarządów i wyższych rangą menedżerów skierowana jest więc na zjawisko, którego wcześniej unikali jak ognia: na wprowadzanie zmian. Jeszcze nikt na świecie nie wymyślił niezawodnej metody przeprowadzania zmian w firmie. Konsultanci Booz Allen Hamilton zaproponowali jednak 10 przykazań, które powinny być przestrzegane, by zaangażować pracowników do wspólnego wdrażania nowości w ich miejscu pracy. A bez tego zaangażowania, każda zmiana pozostanie na papierze – pracownicy ją zignorują, albo wręcz stawią aktywny opór.

Po pierwsze, zmiany wprowadzają ludzie

I bez nich żaden menedżer firmy nie zreorganizuje. Uczestniczą oni w procesie wprowadzania zmian – dostają inne zakresy obowiązków, praca na początku wydaje się im trudniejsza, wymagane są nowe umiejętności i specjalistyczna wiedza. To powoduje, że szeregowi pracownicy są najczęściej przeciwni reformom proponowanym przez zarząd. Nie sposób poradzić sobie z tym udając straż pożarną, która gasi konflikty między ludźmi i uspokaja, że nie zostaną nagle zwolnieni. O wiele bardziej skuteczne jest zadbanie o to, aby zmiany wprowadzać planowo i – co ważne – od najwyższego szczebla w firmie. Badacze z Harvard Business School podkreślają, że kiedy konieczna jest reorganizacja firmy, trzeba zacząć od rzeczy ogólnych, czyli misji, dziedziny działalności, najważniejszych klientów, strategii na najbliższe lata. Dopiero w dalszej kolejności należy przebudować strukturę organizacyjną, zwolnić pracowników albo zmieniać sposoby wykonywania pracy. Na każdym etapie podwładni muszą widzieć, że zmiany mają sens i że nie odbędą się bez ich zaangażowania.

Po drugie, zacznij od zarządu

Liderzy mający wizję zmian w przedsiębiorstwie, często popełniają przy ich wprowadzaniu kilka podstawowych błędów. Nakazują pracownikom pracować bardziej efektywnie, zmuszają ich do podnoszenia kwalifikacji, zmieniają zakresy obowiązków. Ale jednocześnie tak wprowadzają zmiany, by nie dotknęły one zarządu. Tymczasem, jeśli ludzie nie widzą szczerego zaangażowania po stronie kierownictwa, większość wysiłków idzie na marne. Na każdym szkoleniu z zarządzania dowiemy się, że praca w zespole jest bardziej efektywna, niż zajęcie samotnika. Zespołowi musi przewodniczyć jednak lider, który jest świadomy swojej roli we wprowadzaniu zmian. To on, a w dużym przedsiębiorstwie zarząd firmy, jest brany za wzór w postępowaniu. Jeśli deklaracje kierownictwa rozmijają się z rzeczywistością, firma pozostaje w fazie wiecznej reorganizacji. A wieczna reorganizacja na globalnym rynku to prosta droga do zamknięcia interesu.

Po trzecie, zaangażuj sprzątaczki

Z pozoru pomysł może wydawać się dziwny – co o strategii mają do powiedzenia portierzy, sprzątaczki, pracownicy recepcji albo serwisanci? Jednak, to właśnie te grupy zawodowe mają wiele informacji „z pierwszej reki”. Np. recepcjonistki wysłuchują skarg klientów, a sprzątaczki słyszą często to, co pracownicy baliby się powiedzieć wprost prezesowi. Ich opinie często są przesadzone albo nieprawdziwe. Ale równie często jest w nich wiele ważnych sygnałów, które do zarządu jeszcze nie dotarły. Brak zaangażowania wszystkich szczebli w hierarchii firmy najczęściej kładzie na łopatki wprowadzanie w niej poważanych zmian. W praktyce, w pierwszej fazie reorganizacji determinację wykazuje albo tylko zarząd dekretując nowe metody pracy, albo pracownicy, przekonani, że zmiany będą dla nich korzystne. Aby jednak reorganizacja przebiegała sprawnie, wszystkie zainteresowane strony muszą ze sobą współpracować.

Po czwarte, zbuduj mapę zmian

W szkołach często uczą, że człowiek podejmuje decyzje racjonalnie. Jednak w przypadku wprowadzaniu zmian górę biorą emocje, przyzwyczajenia i lęk przez nieznanym. To kierownik działu albo lider zespołu może rozwiać wątpliwości pracowników. Kroki, które powinien podjąć, są często bardzo proste. Po pierwsze, zaprezentować swoim podwładnym korzyści z sytuacji w firmie po wprowadzeniu zmian. Po drugie, przekonać ich, że wspólnie uda się osiągnąć cel. I w końcu nakreślić jasny i zrozumiały plan działań, którym pracownicy będą posługiwać się jak mapą w podróży z punktu A do B.

Po piąte, nie zapomnij o motywacji

Nie tylko własnej, ale – co równie ważne – swoich podwładnych. Pasywna postawa pracowników, albo opór wobec nowych rozwiązań, powoduje, że stworzona mapa zmian pozostaje na papierze. Jeśli nie ma możliwości zapłaty za dodatkową pracę lub godziny nadliczbowe, trzeba pomyśleć o bonusach pozamaterialnych: np. możliwości awansu lub podnoszenia kwalifikacji.

Szkolenie Zarządzanie zmianą w organizacji

Planujesz szkolenie z zarządzania zmianą w organizacji – skontaktuj się z nami! Opracujemy działania rozwojowe dostosowane do potrzeb i możliwości Twojej firmy.

Po szóste, podziel się wiedzą

Wszyscy zdają sobie sprawę, jak ważny w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa jest poprawny obieg informacji. Wielu menedżerów jednak zaniedbuje ten aspekt wprowadzania zmian, uważając, że pracownicy sami domyślą się celu reorganizacji albo sami wymyślą sposoby na jej przeprowadzenie. Kanały komunikacji w zmieniającej się firmie powinna być zaprojektowane jeszcze przed ogłoszeniem wprowadzania zmian. Główną tubą informacyjną jest zarząd, a potem kierownicy na niższych szczeblach. Plotka nie może stać się obowiązującą prawdą.

Po siódme, oceń kulturę organizacyjną

Na sposób postępowania podczas wprowadzania zmian wpływa obowiązująca w firmie kultura organizacyjna. Często słyszy się od pracowników, że utożsamiają się ze swoją firmą, co oznacza, że zasymilowali się z panującą tam kulturą i realizują założoną misję firmy. W takiej sytuacji zmiana jest często czymś normalnym i łatwym do zaakceptowania. Inaczej jest, gdy pracownicy nie identyfikują się ze swoim pracodawcą. Jednak w obu przypadkach menedżerowie powinni być świadomi, jakie są wartości cenione przez pracowników, zwyczaje w miejscu pracy i wytyczone wcześniej cele dla poszczególnych działów.

Po ósme, wprowadzaj zmiany stopniowo

Inaczej nie tylko zmniejszy się efektywność pracy, ale w niekontrolowany sposób zacznie się zmieniać kultura organizacyjna. A to, zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach, ma duże znaczenie. Wprowadzając zmiany należy raczej odwoływać się do tradycji, dobrych zwyczajów w firmie i zaufania pracowników do pracodawcy. Takie działania zminimalizują wstrząs po wprowadzeniu zmian i dają poczucie bezpieczeństwa zatrudnionym.

Po dziewiąte, przygotuj się na niespodzianki

Nie było jeszcze przedsiębiorstwa, w którym wprowadzanie zmian nie obyłoby się bez niespodzianek. Mogą one wynikać ze złego rozeznania w sytuacji firmy, braku planowania wprowadzania zmian albo braku czasu na ciągłe informowanie pracowników o celach reorganizacji. Badacze z Harvard Business School podkreślają, że przed wprowadzaniem zmian warto zaprojektować sposób zbierania i analizowania danych mówiących o postępie prac. Nie chodzi tylko o dane wyrażone w liczbach, ale również opinie i uwagi pracowników.

Po dziesiąte, traktuj pracowników indywidualnie

Reorganizacja firmy to nie tylko biznesowe wyzwanie. To także osobiste doświadczenia każdego z pracowników oraz pokonanie przez nich oporów wobec nowej sytuacji. Ludzie spędzają w pracy więcej niż jedną trzecią swojego życia, a zmiany organizacyjne czasem przewracają ich świat do góry nogami. Na każdym kroku wprowadzania zmian menedżer powinien pomagać im zrozumieć sens reorganizacji i pomagać w adaptacji do nowych warunków. Opracowano na podstawie magazynu „Strategy+Business”.

Szkolenie Zarządzanie zmianą w organizacji

Poznaj zakres szkolenia. Przejdź do oferty.