Szkolenie dla handlowców – case study
Naszym Klientem jest jeden z największych dostawców usług finansowych na polskim rynku – firma działająca od wielu lat z bardzo dobrze rozpoznawalną marką. Jest to przedsiębiorstwo posiadające własną sieć sprzedaży w całym kraju, oferujące swoje usługi dla sektora małych, średnich i dużych przedsiębiorstw oraz dla klientów indywidualnych. Sieć Klienta charakteryzuje się dużą liczbą handlowców pracujących na terenie całej Polski.
Zakres szkolenia
Klient, realizując swoją strategię, podjął decyzje o wprowadzeniu nowego systemu motywowania zespołów sprzedażowych. Ideą systemu było przeniesienie jego głównych akcentów na zwiększenie sprzedaży z jednoczesną rezygnacją z zysku na wybranych transakcjach.
Nowy system został opracowany w najdrobniejszych szczegółach i spełniał wszystkie wymagania od strony technicznej. Dużym wyzwaniem było samo wdrożenie systemu, ponieważ obejmował on, w swojej podstawowej części, wynagrodzenia handlowców.
W firmie pojawiły się, i zaczęły rozpowszechniać, nieprawdziwe informacje o tym, że jego wprowadzenie będzie niekorzystne dla handlowców.
Ideą systemu było zwrócenie uwagi na zyskowność transakcji a nie obniżenia premii handlowców.
Zadnie postawione przed Training Partners polegało na tym aby w sposób jak najbardziej praktyczny zaprezentować handlowcom nowy system premiowania, przekonać ich do jego zalet i ewentualnie zebrać informację zwrotną mogącą jeszcze nieco ulepszyć system.
Cele projektu szkoleniowego
Cele całej współpracy można pogrupować na trzy kategorie:
- Wsparcie metodyczne w trakcie szkolenia, podczas którego kierownictwo firmy przekazywało podstawową ideę systemu – był to swego rodzaju wstęp do dalszych działań.
- Przeszkolenie Dyrektorów oddziałów, którego celem było zrozumienie jak działa system motywacyjny ze szczególnym nastawieniem na mechanizmy finansowe funkcjonowania oddziału. Szkolenie oparte było na grze symulacyjnej Finance Simulation – dostosowanej do potrzeb Klienta i uzupełnione dodatkowo wiedzą z zakresu motywacji i motywowania oraz zarządzania przez cele.
- Przeszkolenie Handlowców. Handlowcy mieli zrozumieć mechanizmy wpływające na zyskowność sprzedaży a szczególnie na rolę zarządzania elementami przychodowymi. Szkolenie oparte było na zaprojektowanej do tego celu grze symulacyjnej – odzwierciedlającej w bezpośredni sposób założenia nowego systemu motywacyjnego.
Liczba dni szkoleniowych
W całym projekcie zrealizowano 39 dni szkoleniowych po 8 h każdy. Szkolenia realizowane była dla trzech różnych grup docelowych. W 33 dniach szkoleniowych wykorzystane były nasze symulacyjne gry biznesowe, przy czym w 30 z nich była to symulacja biznesowa stworzona na zamówienie Klienta i dokładnie odzwierciedlająca jego potrzeby.
Przebieg projektu szkoleniowego
Projekt rozpoczął się od spotkań z pracownikami HR, z którymi został przeprowadzony wywiad dotyczący potrzeb i oczekiwań szkoleniowych.
Na podstawie pozyskanych informacji, oszacowaliśmy czy będziemy mogli wykorzystać już istniejące gry symulacyjne czy należy zaprojektować je od nowa.
Ostatecznie ustaliliśmy, że jedną z gier będzie istniejąca już Finance Simulation – wykorzystana w procesie edukacyjnym dla dyrektorów oddziałów. Natomiast dla handlowców zaprojektujemy inną grę oddającą w pełni mechanizmy nowego systemu motywacyjnego.
Dużym wyzwaniem dla trenerów i konsultantów Training Partners, był czas realizacji projektu. Od momentu pierwszego kontaktu z Klientem do zamknięcia projektu tzn. do zrealizowania wszystkich szkoleń mieliśmy nieco ponad 3 miesiące.
W tym czasie, poza wszystkimi formalnymi działaniami, musieliśmy poznać ideę i mechanizmy wdrażanego systemu motywacyjnego, zaprojektować i wykonać grę symulacyjną, no i oczywiście zrealizować 39 dni szkoleniowych na terenie całego kraju.
Najważniejsze okazało się dobre poznanie potrzeb Klienta. Poświęciliśmy na ten proces 8 kilkugodzinnych spotkań z działem HR-u Klienta. Dla dobrego zrozumienia potrzeb, musieliśmy poznać w szczegółach nowy system motywacyjny, który był dość skomplikowany i wieloparametrowy.
Po wykonaniu wyżej wymienionych prac zaczęliśmy równoległe działania:
- projektowanie i tworzenie dedykowanej symulacji biznesowej,
- spotkania kierownictwa firmy z szefami oddziałów i handlowcami, na których przekazana była idea nowego systemu – konsultanci Training Partners byli moderatorami tych spotkań.
Następnym krokiem były szkolenia z kadrą menedżerską oddziałów handlowych spółki. Szkolenia miały charakter hybrydowy tzn. w trakcie 1 dnia uczestnicy rozgrywali grę symulacyjną Finance Simulation, jako narzędzie obrazujące jak system motywacyjny wpisuje się w finansową sferę funkcjonowania oddziału. W drugim dniu było to szkolenia warsztatowe dotyczące motywowania i zarządzania przez cele.
W tym czasie powstała dedykowana gra symulacyjna i została zatwierdzona przez Klienta. Rozpoczęliśmy realizację cyklu szkleń dla handlowców na terenie całej polski.
Szkolenia dla handlowców realizowane z wykorzystaniem gry symulacyjnej miały bardzo dynamiczny charakter. Uczestnicy szybko angażowali się w rozgrywkę i starali się odnieść zwycięstwo. Mechanizm edukacyjny polegał na tym, że algorytm postępowania w grze biznesowej, dający największe szanse na zwycięstwo, był analogiczny do rzeczywistego algorytmu wdrażanego przez Klienta.
Poza tym gra była wymierzona w realnym pieniądzu, co dawało bardzo bezpośrednie przeniesienie na rzeczywisty, wdrażany mechanizm motywacyjny. Innymi słowy zwracając uwagę na parametry marży ze sprzedaży i wolumenu sprzedaży zyskiwało się najwięcej, a na takim efekcie zależało Klientowi.
Warto zwrócić uwagę na następujący fakt, że handlowcy bardzo często rozpoczynali szkolenia z negatywnym nastawieniem do nowego systemu motywacyjnego. Był to naturalny efekt nieformalnych i nieprawdziwych informacji, rozprzestrzeniających się po firmie. Mówili wprost: „to nie może zadziałać”. Po szkoleniach większość zrozumiała, że mechanizm jest realny i możliwy do zastosowania. Niektórzy handlowcy na pewno potrzebowali trochę więcej czasu na akceptacje nowego sytemu. Z pewnością nawet sceptycy doświadczyli w praktyce jak system będzie funkcjonował po jego wprowadzeniu.
Największe wyzwania i trudności w projekcie
Największe wyzwania w tym projekcie to:
- przekonanie Klienta do zastosowania nowatorskiego narzędzia (gry symulacyjnej) jako wsparcia, wdrożenia nowego systemu motywacyjnego;
- bezbłędne zrozumienie przez konsultantów Training Partners, zasad wdrażanego systemu motywacyjnego, aby możliwe było dobre jego odzwierciedlenie w grze;
- działanie pod presją czasu – projektowanie gry zazwyczaj zajmuje od 1 do 3 miesięcy. My mieliśmy ok 6 tygodni na projektowanie i bezpośrednio po stworzeniu symulacji biznesowej wkraczaliśmy z narzędziem do Klienta – nie było czasu na zbyt długi okres testów;
- przełamanie naturalnej bariery pracowników, jaką jest opór przed zmianą.