Team building edukacyjny – case study

Naszym Klientem jest duża, renomowana firma branży FMCG. Jest to przedsiębiorstwo posiadające własny zakład produkcyjny oraz dużą liczbę handlowców pracujących na terenie całej Polski.

Zakres projektu

Klient co roku organizuje imprezę integracyjną dla swoich menedżerów, oraz drugą, dla handlowców. Menedżerowie sprzedaży oraz zarząd spółki są obecni na obu imprezach. W obu grupach przewagę stanowią mężczyźni w wieku do 40 lat, co determinuje charakter organizowanych gier integracyjnych. Grupa sprzedażowa to ok. 160 osób, grupa menedżerska to 60 osób.

Cele projektu szkoleniowego

Każdorazowo wyjazd realizuje trzy cele:

1. jest to forma motywacyjno – nagrodowa, docenienie całorocznej ciężkiej pracy,
2. integracja i budowanie zespołu: lepsze poznanie się uczestników od strony pozazawodowej i poprawa relacji w zespole,
3. rozwój jednej wybranej umiejętności, np. komunikacji lub kierowania zespołem.

Liczba dni szkoleniowych

Wyjazd organizowany jest co roku. Ma formę dwudniowej imprezy, w ramach której pół dnia zajmują prezentacje podsumowujące rok, a półtora dnia to zajęcia integracyjne i szkoleniowe w formie outdoor.

Przebieg projektu

W przypadku tego typu projektów każdy wyjazd jest osobnym przedsięwzięciem. Łącznikiem pomiędzy nimi jest warstwa merytoryczna:

• każdy wyjazd zawiera ćwiczenia o innej fabule, by nie być nudnym i powtarzalnym,
• wnioski, które grupa wyciągnęła z ćwiczeń w poprzednich latach, są wzmacniane i utrwalane w kolejnych wyjazdach.

Projekt zaczyna się zawsze od spotkania z klientem i określenia oczekiwań – zarówno w warstwie tematycznej jak i formie zajęć (mniej lub bardziej aktywne).

W kolejnym kroku przystępujemy do dwutorowych działań:

• prace nad programem i doborem trenerów (przy tak dużej grupie jest to zawsze zespół 4-7 szkoleniowców),
• wybór miejsca wyjazdu i atrakcji dodatkowych

Nasi trenerzy proponują scenariusz wyjazdu (jego fabułę) a następnie szczegółowe ćwiczenia, które składają się na tą fabułę. Ćwiczenia te prezentowane są klientowi w postaci opisu i fotografii obrazującej przebieg gry. Następnie uzgadniany jest zakres podsumowywania danego ćwiczenia (warstwa edukacyjna) i głębokość podsumowań (czyli rozłożenie akcentów pomiędzy zabawę a naukę). Gdy warstwa fabularna i merytoryczna jest ustalona, proponujemy odpowiedni skład trenerski. Dobieramy szkoleniowców tak, by ich kompetencje odpowiadały fabule outdoor (np. wspinaczkowej – konieczni są wtedy uprawnieni alpiniści) i zakresowi podsumowań (np. zarządzanie – trenerzy z doświadczeniem menedżerskim). Sporo pracy wymaga też odpowiednie zorganizowanie logistyki. Korzystając z naszej bazy sprawdzonych hoteli outdoor rekomendujemy odpowiednie ośrodki i dokonujemy ich wstępnej rezerwacji. Tą część pracy bierzemy na siebie, bo zwykle lepiej wiemy, czy w danym hotelu jest teren do zajęć linowych albo bezpieczne jezioro do spływu tratwami. Klient nie musi być ekspertem od sportów ekstremalnych. Rekomendowane hotele klient rozważa pod kątem odległości, ceny, standardu itp. Wybiera jeden i podpisuje z nim umowę, często też płaci mu zaliczkę. Następnie ustala menu, podział uczestników na pokoje i charakter wieczornej imprezy integracyjnej (np. karaoke). Często korzysta tu z naszych porad, lecz finalne decyzje podejmuje już sam. Klient dokonuje tez podziału uczestników na podgrupy szkoleniowe (możliwie mieszając ludzi z różnych działów). Wysyła im też zaproszenie, informując o miejscu, terminie i wymaganym stroju na zajęcia outdoor.

Training Partners zajmuje się ubezpieczeniem uczestników, przygotowaniem sprzętu do gier, obsługą zdjęciową, zabezpieczeniem terenu, przygotowaniem materiałów, certyfikatów itp.

W każdym przypadku grupa dojeżdża na miejsce w środę wieczorem. Czwartek przed południem to wewnętrzne prezentacje. Szkolenie outdoor rozpoczyna się (a także kończy) sesją plenarną – prowadzoną przez głównego trenera, dla wszystkich uczestników. Większość zajęć jest jednak realizowana w podgrupach.

W przypadku silnego deszczu, trenerzy mają przygotowany alternatywny zestaw gier – realizowanych w salach konferencyjnych.

Po każdym szkoleniu klient otrzymuje raport zawierający obserwacje i ocenę grupy (silne i słabe strony, propozycje szkolenia i rozwoju) spisaną przez wszystkich trenerów. Wykorzystywane jest to do planowania przyszłych szkoleń i coachingu.

Tematy szkoleń

W kolejnych latach pojawiają się inne „myśli przewodnie wyjazdu” – czyli obszary rozwojowe, które akcentowane są w ćwiczeniach outdoor. Tematami kolejnych wyjazdów były:

• praca zespołowa
• pozytywne myślenie i realizacja ambitnych celów
• rola i postawa lidera

Zakres tematyczny wynika każdorazowo z bieżących potrzeb klienta. Tematyka wyjazdu jest zawsze spójna z ostatnimi szkoleniami menedżerskimi, w jakich brali udział uczestnicy. Wyjazd outdoor pozwala przećwiczyć te umiejętności w nietypowej formie. Również fabuła kolejnych wyjazdów była inna. Pierwszy zawierał plenerowe gry integracyjne. Drugi oparty był na strategicznych i logicznych łamigłówkach realizowanych w plenerze. Trzeci oparto na scenariuszu wspinaczkowym. W następnych latach mogą się pojawić gry sportowe albo fabuły militarne.

Najtrudniejsze wyzwania i największe trudności w projekcie

W każdym z projektów można wyróżnić dwa największe wyzwania:

1. merytoryczne. Co roku trzeba oferować grupie coraz bardziej atrakcyjne i innowacyjne zadania ? by znów pozytywnie ich zaskoczyć i by postrzegali wyjazd jako bardziej atrakcyjny niż poprzednio (wszak jest to też element nagrody)
2. logistyczne. Niewiele jest w Polsce dobrych hoteli zdolnych pomieścić tak duże grupy i jednocześnie mających tak atrakcyjny plener, by realizować tam zajęcia outdoor (dodatkowo plener musi spełniać określone kryteria, np. potrzebna jest rzeka albo jaskinia). Dlatego rezerwacje dokonywane są z czteromiesięcznym wyprzedzeniem.

Rezultaty, jakie osiągnięto w projekcie

Obie szkolone grupy w wyniku organizacji serii wyjazdów integracyjnych:

• dużo lepiej znają się od strony nieformalnej,
• są lepiej zintegrowane pomiędzy działami (znają i lubią ludzi z innych departamentów lub regionów) co poprawia, komunikację wewnętrzną i zmniejsza niezdrową rywalizację,
• dostrzegają korzyści płynące z pracy zespołowej i nastawienia na cele zespołu a nie tylko indywidualne,
• bardziej identyfikują się ze swoją rolą lidera i zadaniami lidera w zakresie kierowania zespołem.

Proponowane dalsze działania

Wyjazdy te planowane są także w przyszłych latach. Z uwagi na konieczność niepowtarzalnego charakteru tej imprezy, co roku planowany będzie inny scenariusz, realizowany w innym miejscu. Konieczne będzie opracowywanie coraz to nowych form zajęć outdoor.