Prowadzenie trudnych rozmów z pracownikami

Artykuły

Życie menadżera nie jest usłane różami. Wręcz przeciwnie — praktycznie każdego dnia czeka go trudna rozmowa z pracownikiem. Oczywiście nie musi ona dotyczyć jedynie zwolnień (choć takie rozmowy też się zdarzają), lecz również przyszłości zawodowej, podwyżek czy popełnionego błędu. Jak „przejść” przez taką rozmowę, aby osiągnąć zamierzony cel i zachować dobre relacje z pracownikiem?

Dedykowane szkolenia menedżerskie nieprzypadkowo skupiają się na tematyce prowadzenia tzw. trudnych rozmów. Syntezą wstępu każdego ze szkoleń jest prosta, a jednocześnie tak rzadko akceptowana teza: unikanie rozmowy to największy błąd komunikacyjny, jakiego może dopuścić się zarówno menadżer, jak i jego pracownik. Załóżmy, że z pewnych powodów jeden z pracowników jest obmawiany w firmie. Fakt, takie zjawisko jest dość częste w firmach, ale jeśli opinie te docierają do menadżera, ten musi coś z tym zrobić. Zamiatanie problemu pod dywan i zrzucenie wszystkiego na karb tego, że „jakoś się uda” to poważny błąd komunikacyjny. Nie jest tajemnicą, że niczego nieświadomy pracownik i tak w końcu się wszystkiego dowie, a jeśli poczuje, że (zwłaszcza niesprawiedliwa) opinia ma poparcie „góry”, to najprawdopodobniej rozstanie się z firmą. Dlatego tak ważne jest, by menadżer w relacjach pracownik – szef – pracownik był jak najbardziej transparentny. I co ważne – by uwzględniał opinię każdej ze stron.

Jak owa „transparentność” ma w praktyce wyglądać? Menadżer powinien być przede wszystkim profesjonalistą. A to oznacza, że wszelkie kręgi zaufania, przyjaźnie, relacje, a nawet miłość nie powinny zakłócać jego sposobu wykonywania obowiązków. Dobry lider to osoba charyzmatyczna, wykwalifikowana i umiejąca sobie poradzić w każdej sytuacji. Niestety — zwłaszcza w obrębie danej jednostki zarządzającej — jest to także osoba w pewnym znaczeniu tego słowa… samotna. Jakiekolwiek odstępstwa od tej normy budują niezdrowe relacje, które mogą doprowadzić nawet do rozpadu zespołu.
  • Zwolnienie pracownika
  • Kwestia podwyżek (w zasadzie ich braku)
  • Niechęć pracowników do konkretnego członka zespołu
  • Spadająca efektywność pracy
  • Brak kultury osobistej
  • Zaburzenia w komunikacji
  • Niechęć do rozwoju osobistego
  • Brak zaangażowania w pracy
  • Nadmierne oczekiwania wobec zespołu/pracy
Jak widać, każdy z tych tematów może być poważną kością niezgody na osi pracownik — menadżer. Dlatego rzetelne szkolenie z zakresu prowadzenia trudnych rozmów, najprawdopodobniej zwróci uwagę na kilka rzeczy.
  1. Wstępne nastawienie adwersarzy. Kluczem do rozwiązania ww. problemów jest zmiana nastawienia. Brzmi banalnie? Może i tak, ale to od niego dużo zależy w przyszłej rozmowie z pracownikiem. Załóżmy, że tematem rozmowy ma być problem, który — z punktu widzenia menadżera — jest tylko przykrym obowiązkiem, a dla pracownika jest szansą na otwarcie się w danym środowisku i przedstawienie swoich racji. Takie strony nigdy nie osiągną porozumienia, gdyż już od samego początku nie spełnią swych wzajemnych oczekiwań.
  2. Nakreślenie celów. Trudna rozmowa z pracownikami ma być czymś więcej niż tylko nieprzyjemną dla obydwu stron konwersacją. Doświadczony menadżer powinien z góry ustalić, jakie są jego cele podczas tej rozmowy. Błędem jest wykorzystanie jej wyłącznie do udowodnienia własnych racji. Rozmowa powinna raczej być zyskiem dla obydwu stron. Jeśli dotyczy np. dobrze znanego wszystkim tematu wynagrodzenia, to warto ją wykorzystać twórczo. Jak? Jeśli pracownik domaga się podwyżki, warto zapytać go, dlaczego ona mu się należy i co zrobiłby, aby płacona mu stawka była jeszcze wyższa.
  3. Neutralność. Podczas trudnych rozmów z pracownikiem koniecznie należy się wyzbyć jakichkolwiek uprzedzeń. Jeśli pracownik widzi, że szef jest względem niego uprzedzony, to nawet najlepiej poprowadzona merytorycznie rozmowa nie przyniesie żadnego efektu. Jeśli na linii pracownik — menadżer dochodzi do napięć, to „trudna rozmowa” powinna być próbą załagodzenia tego stanu rzeczy. Sukces jest wtedy, gdy obydwie strony czują się po niej zwycięzcami.
  4. Indywidualne podejście. Menadżerowie bardzo często popełniają podstawowy błąd w komunikacji z pracownikiem. Jest nim uogólnienie podejścia względem wszystkich pracowników. Błąd ten jest bardzo niebezpieczny, gdyż tworzy iluzoryczne poczucie harmonii wewnątrz zespołu. Tymczasem każde trudne rozmowy z pracownikami szkolenie uczula menadżerów na to, by indywidualnie podchodzili do każdego pracownika. Inaczej taką rozmowę będzie widział ekstrawertyk, inaczej sangwinik, a inaczej melancholik.
  5. Dyskrecja. Szczegóły „trudnej rozmowy” na linii menadżer — pracownik nie powinny wychodzić na światło dzienne. Ich treść jest znana tylko osobom zainteresowanym i taką też powinna pozostać. Odejście od tej reguły jest błędem, który zabije każdą, nawet najlepszą relację w firmie.
Reasumując, nawet w przypadku tak problematycznej konfrontacji, jaką z pewnością jest trudna rozmowa z pracownikiem przykłady jej rozwiązania można by mnożyć. Dobre chęci i odrobina kreatywności to jedyne narzędzie zdolne do rozwiązania tak trudnych, utajonych konfliktów.

Szukasz szkolenia i masz pytania?

Śmiało, nasi eksperci są do Twojej dyspozycji!