Zarządzanie projektem case study

Zarządzanie projektem – case study

Nasz Klient to duża, międzynarodowa firma produkcyjno handlowa. W Polsce firma posiada 6 zakładów produkcyjnych oraz centrum badań i rozwoju. Zatrudnia w nich ok 1000 osób. Firma nastawiona jest na globalny rozwój, a jednym z filarów tego rozwoju, wpisanym w globalną strategię jest zmotywowany i dobrze przygotowany do pracy zespół. Współpracę rozpoczęliśmy w 2015 roku realizując cykl rozwojowy dla High Potential Managerów.

Jedną z doskonalonych kompetencji było zarządzanie projektami. Do tego celu stworzyliśmy biznesową grę symulacyjną opartą na metodyce PRINCE2.

Zakres szkolenia

Program rozwoju dla High Potential Managerów realizowany jest pod opieką kilku osób z najwyższego kierownictwa Firmy a bezpośredni przełożeni są mocno zaangażowani w wyłanianie osób do uczestnictwa w tym cyklu szkoleniowym.

Do programu zakwalifikowano 16 osób z bardzo różnych działów. Osoby te miały też różne doświadczenie zawodowe – zarówno u naszego Klienta jak i u wcześniejszych pracodawców. Wiedzieliśmy ponadto, że są to osoby o niebywale wysokim potencjale intelektualnym, bardzo zaangażowane w wykonywaną pracę.

Uczestnicy oczekiwali zdobycia praktycznej wiedzy na wysokim poziomie z bezpośrednim jej przełożeniem na sytuacje z jakimi stykają się w swojej codziennej pracy.

W odniesieniu do całego projektu, Klient określił potrzeby szkoleniowe w obszarach sześciu kompetencji w sposób dość ogólny, dając nam swobodę w kształtowaniu treści poszczególnych warsztatów. Jednocześnie, Klient zwrócił się do nas przede wszystkim dlatego, że posiadamy bardzo szeroki repertuar gier symulacyjnych, a założeniem organizacji Klienta była realizacja co najmniej połowy tematów właśnie w oparciu o to narzędzie.

Zakres merytoryczny całego cyklu rozwojowego Klient oparł o wyniki badania potrzeb szkoleniowych, przeprowadzonego wśród pracowników oraz ich przełożonych.

Uczestnicy na co dzień zarządzają projektami i mają w tym obszarze pewne doświadczenie. Brak jednolitego podejścia do zarządzania projektami sprawia, że swoje działania opierają bardziej na intuicji niż na sprawdzonych metodykach. Często nie wszystkie aspekty PM są uwzględniane. Jako przykład podano nam, że zapomina się o ryzykach w projekcie i w żaden sposób tą kwestią się nie zarządza.

Znając więc założenia i oczekiwania, postanowiliśmy stworzyć symulację biznesową do nauki zarządzania projektem.
Szkolenie zostało zaprojektowane w taki sposób, by uczestnicy mogli poznać podstawowe założenia metodyki PRINCE2, fizycznie zrealizować projekt i przećwiczyć tworzenie dokumentacji projektu na wszystkich jego etapach:

  1. Planowanie
  2. Uruchamianie projektu/przygotowanie założeń projektu
  3. Inicjowanie projektu
  4. Planowanie i ewidencja ryzyk w projekcie oraz w poszczególnych jego etapach
  5. Sterowanie etapem
  6. Zarządzanie wytwarzaniem produktów
  7. Zarządzanie zakresem etapu
  8. Zamykanie projektu

Project Simulation – zarządzanie projektem i portfelem projektów

Gra symulacyjna, która umożliwia, w sposób bardzo praktyczny, przekazywanie wiedzy z zakresu zarządzania projektami. Grupą docelową szkolenia są menedżerowie i członkowie zespołów projektowych, którzy pragną nabyć lub rozwijać umiejętności w zakresie zarządzania projektami.

W trakcie szkolenia uczestnicy poznają teorię zarządzania projektami i od razu stosują ją w praktyce – to ogromna zaleta warsztatu opartego na symulacji biznesowej. Istotnym atutem tego szkolenia jest również fakt, że projekt nie powstaje tylko na papierze ale fizycznie zostaje zrealizowany.

Cele szkolenia

Kształt programu powstawał wspólnie, przy ścisłej współpracy trenerów dedykowanych do realizacji projektu i przedstawicieli firmy Klienta. Klient był świadomy tego co chce osiągnąć, zdawał sobie również sprawę z występowania pewnych ograniczeń – szczególnie przy przenoszeniu wiedzy ze szkolenia na grunt codziennych działań w dużej korporacji. Szkolenie oparte na symulacji biznesowej wydawało się więc najbardziej efektywną i atrakcyjną formą działań rozwojowych.

Cele jakie zostały postawione przed szkoleniem to:

  • Rozumienie relacji klient – dostawca w projekcie.
  • Umiejętność właściwego definiowania celów projektu oraz biznesowych produktów projektu.
  • Poznanie głównych aspektów i narzędzi zarządzania projektem zarówno podczas fazy przygotowania jak i jego realizacji.
  • Umiejętność zarządzania ryzykiem w projekcie.
  • Umiejętność planowania zasobów, budżetu, struktury działań oraz harmonogramu.
  • Rozliczanie i zamykanie projektu – efektywność projektowa.

Przebieg szkolenia

Warsztat z zarządzania projektami trwał dwa dni szkoleniowe. Uczestnicy w jego trakcie zrealizowali następujące elementy:

  • Wstęp dotyczący elementów teoretycznych zarządzania projektem.
  • Rozpoczęcie rozgrywki – w trakcie, której zostały omówione i praktycznie poznane etapy zarządzanie projektem.
  • Pierwszy etap planowania (jeszcze poza metodyką projektową) – zaplanowanie jak finalnie będzie wyglądał realizowany projekt.
  • Przygotowanie uzasadnienia biznesowego dla projektu, zaplanowanie kolejnych etapów pracy nad projektem oraz struktury produktów projektu.
  • W każdym z etapów projektu, uczestnicy zarządzają ryzykiem, wprowadzają zmiany do planu, zatrudniają pracowników, zamawiają materiały niezbędne do realizacji projektu, fizycznie realizują projekt i oczywiście reagują na zdarzenia projektowe.
  • Podsumowanie po każdym z etapów gry – odniesienie się do zjawisk występujących w grze.
  • Na koniec rozgrywki uczestnicy:
  • Dokonali formalnego zakończenia projektu, przygotowując kompletną dokumentację projektową,
  • Oddali zrealizowany projekt.

Efekt szkolenia

Podsumowaniem szkolenia jest analiza działań poszczególnych zespołów – symulowanych projektów oraz analiza najlepszych decyzji i popełnianych błędów projektowych ze swoimi konsekwencjami.

Szkolenie może być uzupełnione dodatkowym dniem warsztatu (follow up), w czasie którego uczestnicy pracują nad faktycznie prowadzonymi projektami w swojej organizacji.

Szkolenie przebiegło bardzo sprawnie w sprzyjającej i miłej atmosferze. Cele szkolenia zostały zrealizowane, a Firma zdecydowała się na realizację szkolenia dla kolejnej grupy, tym razem w języku angielskim.