Termin VUCA pochodzi z końca lat 80. XX wieku. Został pierwotnie opracowany w środowisku wojskowym. Wtedy trafnie oddawał przejście od świata dwu- (NATO – Układ Warszawski) do wielobiegunowego. Dopiero w wieku XXI próbuje mu się nadać znaczenie specyficzne dla lat obecnych.
Wyzwanie stanowią szybkie zmiany przebiegające w sposób chaotyczny, uniemożliwiający określenie jakichkolwiek trendów lub znalezienie wzorców postępowania. Np. niestabilność systemu prawnego, podatkowego, zmiany wielkości zamówień towarów i usług związane z klęskami żywiołowymi itd.
W efekcie szybkości zachodzących zmian, długoterminowe szczegółowe plany ulegają szybko dezaktualizacji. Istnieje obawa, że im więcej czasu spędzamy na planowaniu, tym większa szansa na to, że plan będzie nieaktualny już w momencie jego prezentacji.
Zamiast szczegółowych planów warto zadbać o wizję konkretnego przedsięwzięcia (stan docelowy), która pozwoli na wyznaczenie kierunku i umożliwi płynne reagowanie na pojawiające się zmiany w otoczeniu.
Menedżer w świecie VUCA musi widzieć zmiany i potrafić przewidzieć jakie działanie (reakcja) do nich pasuje. Musi być otwarty, pewny siebie i mieć poczucie sprawczości.
Wyzwanie wiąże się faktem, że na podstawie doświadczeń z przeszłości trudno jest wnioskować o przyszłości. Pojawiają się wciąż nowe wyjątki od reguł, a nawet wyjątki od wyjątków, a same reguły tracą swoją aktualność.
W warunkach niepewności pojawia się niski poziom świadomości i zrozumienia występujących zdarzeń i problemów. W efekcie trudno jest przewidzieć jaki będzie skutek podejmowanych działań, co może prowadzić do wydłużenia procesu planowania, aby zmniejszyć niepewność (wtedy patrz punkt pierwszy).
Aby skuteczniej działać w warunkach niepewności konieczne jest zbudowanie poczucia głębszego sensu wydarzeń oraz chęć zrozumienia otaczających warunków oraz akceptacja tego, że opinie innych na temat tego co się dzieje, mogą pomóc w uzyskaniu większego i dokładniejszego obrazu sytuacji.
Menedżer w świecie VUCA musi posiadać zdolność do pozyskiwania wartościowych danych z otoczenia oraz szybkiej, kreatywnej i niestandardowej ich interpretacji.
Wyzwanie stanowią nakładające się na siebie różne obszary działalności oraz wpływ czynników zewnętrznych, co powoduje trudności w identyfikacji łańcucha przyczynowo skutkowego podejmowanych działań i pojawiających się problemów.
Złożoność może napędzać nieproduktywne zachowania obwiniania innych za efekty podejmowanych decyzji.
Radzenie sobie ze złożonością wymaga skupienia na tym, co chcemy osiągnąć oraz bycia elastycznym i kreatywnym w sposobie osiągania wyznaczonego celu.
Menedżerowie w świecie VUCA powinni przede wszystkim opracować jasny system zarządzania w firmie, przekazywać jasno opisane zadania i procesy oraz zadbać o rozwój swoich pracowników, by byli oni w stanie efektywnie działać w złożonych sytuacjach.
Wyzwanie stanowią niejasność sytuacji, szansa na błędne odczytanie sygnałów płynących z otoczenia, mnogość znaczeń oraz brak wcześniejszych doświadczeń w danym obszarze.
Funkcjonowanie w warunkach niejednoznaczności powoduje wychodzenie poza swoją strefę komfortu i podejmowanie działań o zwiększonym ryzyku albo w obawie przed ryzykiem wstrzymanie się od podejmowania jakichkolwiek decyzji.
Niejednoznaczne warunki otoczenia wymagają elastyczności i stworzenia atmosfery sprzyjającej podejmowaniu decyzji (otwartości na ewentualne błędy) oraz budowania postaw proinnowacyjnych.
Menedżer w świecie VUCA powinien posiadać kompetencje zwinne tj. posiadać umiejętność rozpoznawania sytuacji za pomocą doświadczeń. Zamiast dyskutować, działa a następnie sprawdza efekty.
