Jak powinno wyglądać zarządzanie zdalne?
Praca zdalna to szansa, ale też i pewne ryzyko. Nie inaczej jest w kwestii zarządzania zespołem, który musi działać niezależnie od tego, czy pracuje zdalnie, czy stacjonarnie. Jak współpracować z podległymi sobie ludźmi z perspektywy własnego domu? Jakie rozwiązania wdrożyć, aby pracę realizować zgodnie z przyjętymi wcześniej założeniami?
Oczekiwania w zarządzaniu zdalnym
Możliwość zdalnego kierowania zespołem to duże wyróżnienie, ale też poważne ryzyko. Jest to zadanie, któremu podołać mogą wyłącznie osoby wyróżniające się samodyscypliną. W zarządzaniu zdalnym bardzo ważne jest, aby nie obniżyć standardów efektywności zespołu. Niestety, jest to jedna z głównych wad pracy realizowanej z domu. Dlatego doświadczony manager powinien przede wszystkim:
- określić swoje oczekiwania względem zespołu,
- przypisywać poszczególnym pracownikom określone zadania,
- w miarę często kontaktować się z pracownikami,
- monitorować efekty pracy zespołu.
Bagatelizowanie ww. założeń (zasad) wiąże się z ryzykiem gwałtownego spadku efektywności zespołu, a nawet — jeśli to konieczne — rozpadu i przemodelowania grupy. W takich warunkach łatwo o utratę nadzoru nad projektem.
Obserwacja pracowników — klucz do skutecznego nadzoru
Aby zdalne zarządzanie zespołem przyniosło konkretne efekty, konieczna jest obserwacja pracowników. Co ważne, w tym zagadnieniu nie chodzi o monitorowanie wykonanej pracy, lecz raczej badanie, czy tryb pracy zdalnej nie wpływa deprymująco na zespół. Konieczność realizacji obowiązków zawodowych „z domu” może być dla niektórych osób poważnym wyzwaniem. Istnieje ryzyko, że z biegiem czasu osoby te mogą:
- odczuwać rosnącą alienację w odniesieniu do społeczeństwa,
- czuć się gorsze od osób pracujących stacjonarnie,
- w ostateczności wykazywać zachowania depresyjne, a nawet destruktywne.
Używając terminologii wojskowej, obowiązkiem „głównodowodzącego” zespołem jest zachowanie właściwego poziomu morale. Jest to możliwe np. poprzez akceptację trudności wynikających z pracy zdalnej (kwestie techniczne, obecność dzieci itd.).
Izolacja to problem. Walcz z nią!
Zarządzanie zdalne nie jest nagrodą. Wręcz przeciwnie — to szereg obowiązków, które musisz zrealizować, aby Twój zespół pracował efektywnie. Jeśli wybrano właśnie Ciebie to pracy na tym stanowisku, to pamiętaj, że jest to decyzja podparta Twoimi umiejętnościami i charakterem.
O czym powinieneś pamiętać, aby ograniczyć negatywny wpływ izolacji na Twój zespół? Po pierwsze — ustalaj realne terminy realizacji projektów. Bądź elastyczny! Nie zapominaj, że w domu znacznie trudniej się skupić. Po drugie, bądź optymistą. Radość i właściwe podejście do ludzi pomogą Ci stworzyć zespół, który — dosłownie — pójdzie za tobą w ogień. Po trzecie, pozwól wykazywać się ludziom w wielu innych projektach. Ograniczanie się wyłącznie do jednego zadania deprymuje, prowadzi do marazmu i w konsekwencji negatywnie wpływa na jakość świadczonej pracy. Wreszcie po czwarte — bądź konsekwentny w tym, co robisz.
Pamiętaj o czasie wolnym!
Etatowa praca stacjonarna ma to do siebie, że łatwo kontrolować w niej czas przeznaczony na realizację obowiązków i na wypoczynek. W przypadku pracy zdalnej istnieje pokusa, aby kontaktować się ze swoimi pracownikami również „po godzinach”. Jeśli zespół nie akceptuje takiego rozwiązania, to istnieje ryzyko, że doprowadzi ono jedynie do pogłębienia napięć wewnątrz grupy. Zdalne zarządzanie zespołem powinno honorować czas pracy. Nakłanianie do pracowników, by ci byli dostępni nawet poza godzinami pracy, jest poważnym uchybieniem.
Warto przy okazji nadmienić, że takie rozwiązanie nie zawsze jest niekorzystne. Pamiętajmy, że mówimy o sytuacji, w której pracownicy przechodzą z etatu na (tymczasową) pracę zdalną. Jeśli ktoś działał wcześniej jako np. freelancer i nie ma stałego źródła dochodu, to model współpracy „24 h na dobę” nie będzie mu raczej przeszkadzał.
Korzystaj z telefonu tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne
Telefon to także narzędzie pracy i z pewnością warto z niego korzystać. Niemniej nikt nie lubi niespodziewanych telefonów „po godzinach”, a już na pewno w porze wieczornej. Jeśli chcesz stworzyć ramowe zasady komunikacji w swej grupie, to pamiętaj o kilku bardzo ważnych zasadach:
- Z telefonu korzystamy tylko wtedy, gdy jest to konieczne i to najlepiej w godzinach pracy. Konieczność porozumienia się z pracownikami przez telefon „po godzinach” zarezerwuj sobie tylko dla wyjątkowych sytuacji.
- Jeśli masz coś do przekazania pracownikom, wyślij im wiadomość na komunikatorze. Nie organizuj rozmów wideo w najmniej oczekiwanym momencie. Dużo lepszym rozwiązaniem jest udostępnienie linku do konwersacji wraz z terminem.
- Skrzynka mailowa ma swoją specyfikę. Pamiętaj, że Twoi pracownicy mają prawo się „wyłączyć” poza godzinami pracy. Nie oczekuj więc, że członkowie Twojego zespołu będą wysyłać maile w godzinach wieczornych lub w wolny weekend.
Reasumując, zarządzanie zdalne zespołem wymaga odpowiedniej kultury pracy. Szanując swoich pracowników, będziesz miał pewność, że również oni będą Cię szanować.
Jeśli potrzebujesz profesjonalnego szkolenia menedżerskie z zarządzania zespołem, koniecznie zgłoś się do nas.
